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¿Qué hace una recepcionista y qué habilidades debe tener?

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Las recepcionistas, necesitan una gran cantidad de habilidades para cumplir con su trabajo, son ellas el primer contacto que nuestro cliente tiene con la empresa, y a pesar de que es un puesto primordial en una oficina, muchas personas tienen la gran incógnita, ¿qué hace una recepcionista? O ¿cuáles son las funciones de una secretaria recepcionista? en este artículo explicaremos cuáles son estos deberes, y también hablaremos sobre las cualidades que tiene una buena recepcionista.

Sus funciones varían dependiendo del tipo de negocio o empresa en el que trabajen. En los consultorios de doctores, ellas son las encargadas de agendar las citas a los pacientes.

¿Qué hace una recepcionista?

  1. Llevar el registro de visitantes de una empresa:
    Ésta es una de las principales funciones, muchas veces manejan información confidencial dado que los visitantes se registran en una bitácora de papel, y las recepcionistas deben de pasar sus datos a la computadora, claro que existen alternativas modernas y sencillas de llevar este control de visitantes (regiztra).
  2. Responder al teléfono, y registrar las llamadas:
    Es la principal encargada de responder las llamadas entrantes a la oficina, es importante que no comparta por teléfono información confidencial sobre los colaboradores de la empresa, ser cuidadosas de proporcionar la información correcta.
  3. Manejar el correo:
    Las recepcionistas generalmente son las gestoras de los correos de contacto de las empresas, es por eso que se encargan de ordenar los e-mails entrantes y dirigirlos al área correspondiente para su seguimiento.
  4. Deberes Administrativos:
    En algunas ocasiones, se les delegan funciones administrativas como la emisión de facturas, el cobro de las consultas o de los servicios otorgados por sus jefes.

Habilidades de las recepcionistas

  1. Buena presentación:
    La primera impresión que se lleva un cliente de tu empresa, la gran mayoría del tiempo se basa en la recepción, es por eso muy importante que la recepcionista tenga una sonrisa, así como una postura atenta y erguida.
  2. Buena organización y atención al detalle:
    Es primordial para una recepcionista ser organizada, ya que es ella quien debe de manejar la información y darle una estructura coherente.
  3. Aprender cosas con facilidad:
    Siempre será necesario que, además de conocer las funciones y tareas a desempeñar actualmente, la recepcionista debe estar dispuesta a aprender cosas nuevas y mantenerse actualizada.
  4. Habilidades técnicas:
    Debe de ser hábil con el uso de tecnologías como fotocopiadoras, computadoras, apps, excel, etc.

Si vas a contratar a una recepcionista, te sugerimos que pongas principal énfasis en las siguientes aptitudes:

 

  • Amable
  • Asertivo
  • Educación al responder
  • Organizado
  • Eficiente
  • Comunicativo
  • Comprometido
  • Profesional
  • Responsable
  • Escucha con atención
  • Simpático
  • Honesto
  • Adaptable

 

Desde nuestra perspectiva, estos son los principales puntos a tomar en cuenta al momento de evaluar a un nuevo candidato para el puesto de recepcionista dentro de una empresa. Esperamos te haya quedado claro qué hace una recepcionista y las principales habilidades con las que deben de contar.

 

 

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